会议联系人的电话、姓名、地址等项事宜，以
（2）确认。在会议订房确定之后，直到会议进住之前的这段时间内，可根据会议规模和要求与对方进行联系，进一步确认对会议设施和会议服务的具体要求。包括会议团体宾客名单、会议安排、餐饮要求、有无少数民族宾客及客人回程的机、车、船票的时间和票类要求等。
2．接待准备
总服务台将整理好的会议有关资料，包括会议种类、会议人数、日程安排、团体宾客名单（性别、年龄）、会议服务要求等及时送交经理或主管。以便他们会同有关部门制定接待方案。具体做法如下：
（1）落实接待部位和人员。楼层和客房要调整好班次，保证与会议进程同步的适时服务、应急服务。
（2）后勤部要做好客房设备、设施的检修保养，并根据会议特殊需要进行调整。
（3）供应部要做好所需物品和原材料准备。
（4）各接待部门均需按接待任务制定相应的具体接待方案上报经理或主管审查，待批准后着手实施。
3．接待实施
会议接待员要积极配合会务组或生活组工作。视旅店及会议规模的具体情况设立会议标志。大型会议还要留出机动房间以备急用。会议进住当天接待人员要各就各位，一切准备就绪。
（1）宾客到达时，会议接待员要提前到位，大堂经理要出面迎客表示欢迎之意，并致简短的欢迎词，预祝会议成功，客人生活愉快。
（2）会议接待员或经理当晚要向宾客征询意见，询问有无要求，对服务是否满意。
（3）配合会议接待，旅店要有管理人员值班，便于及时处理各种突发情况。
（4）会议团体住宿期间，服务员要根据会议日程安排，做好主动服务。积极观察宾客中有无需要特殊照顾和生活习惯较为特殊的人员，随时提供相应的服务。
4．接待结束
会议接待结束前，经理要亲自看望与会人员，征求意见、建上一页 [1] [2] [3] [4] [5] [6] 下一页
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